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Tamara Medina Sapovalova

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El tiempo: ¿lo controlas o te controla él a ti? - Tips para mejorar el manejo de tu tiempo

Publicado: 21/01/2013 10:03

Organizartiempo

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Uno de los retos más grandes para cualquier emprendedor es el manejo de su tiempo. Cada uno de nosotros solamente contamos con 24 horas en un día; cómo las utilicemos es lo que hace la diferencia

Para emprendedores que dejaron su trabajo recientemente, esto es uno de los mayores retos. Cuando trabajas para alguien normalmente la compañía te provee una estructura de tiempo clara y previsible, tus horarios de trabajo y de vida personal están bien definidos (claro hay excepciones, como en todo).

Pero cuando te conviertes en emprendedor y dueño de tu tiempo, es muy fácil sentirse muy ocupado y a veces incluso agobiado. Siempre estás ocupado, más sin embargo a veces sientes que no avanzas, que no tienes suficiente tiempo y estás constantemente estresado.

Lo primero que debes analizar es cómo utilizas tu tiempo. Si te interesa recibir un cuestionario que te ayudará a contestar estas preguntas, mándame un correo a tamara@sapovalovacoaching.com y en el título del correo escribe "Cuestionario sobre el tiempo".

Si no sabes cómo utilizas tu tiempo y qué cosas lo inviertes, por más que intentes te resultará difícil cambiar, no puedes cambiar lo que no sabes.

Steven Covey en su libro "7 habits of highly effective people" tiene un capitulo dedicado a este tema.

Él maneja una herramienta que se llama "Matrix del tiempo" y su premisa es que en general tendemos a darle más prioridad a lo urgente que a lo importante. Desafortunadamente muchas personas se pasan la vida funcionando en la órbita de lo urgente. Para este tipo de personas, todo es urgente porque continuamente postponen cosas que tarde o temprano tendrán que hacer, y por eso están constantemente estresadas.

Hay dos preguntas que tienes que hacerte con cada actividad que tengas pendiente.

¿Esto es algo IMPORTANTE o no importante?

¿Es URGENTE o no urgente?

Dependiendo de cuál sea tu respuesta a estas dos preguntas, es la prioridad que se le otorga. Covey lo divide en cuatro cuadrantes.

Cuadrante 1 - Lo Urgente e Importante: Caracterizado por incluir actividades que de no ser atendidas, podríamos ver amenazada nuestra propia existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2 - lo Importante, No Urgente: Representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Es el cuadrante de la planeación, donde habitan todos nuestros proyectos y objetivos personales y profesionales, todo lo que enriquece tu experiencia de vida, incluyendo nuestras relaciones personales y las actividades que hacen aprender y mejorar nuestro futuro. Algunos ejemplos de esto incluyen: planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc.

"Lo primero es lo primero" (es decir lo Importante), debe ser nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Somos nosotros los que debemos presionar sobre ellas.

Los cuadrantes 3 y 4 son los "Robatiempos". Estos cuadrantes son consumidores de nuestra energía.

Cuadrante 3 - Lo Urgente, No Importante: Este es el cuadrante de las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. El costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones.

Cuadrante 4 - Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc.

Matriz del Manejo del Tiempo

(Steven Covey en su libro "7 habits of highly effective people")

URGENTENO URGENTE
ImportanteCuadrante 1: Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Fechas Límites, Problemas Acuciantes.Cuadrante 2: Planificación, Visión, Valores, Preparación, Recreación verdadera.
No importanteCuadrante 3: Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas.Cuadrante 4: Actividades de Evasión, Trivialidades, Pérdidas de Tiempo.

Covey finaliza diciendo que tendemos a privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente.

Paradoja: "Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante".

Y tú, ¿cómo utilizas tu tiempo?

TAMBIÉN VE:

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  • Cuando alguno de los dos trabaja jornadas muy largas

    Es entendible que en ocasiones tengan que trabajar horas extras o asistir a reuniones importantes que traspasan los horarios regulares de oficina, pero de alguna manera deben tratar de evitar que esto se vuelva una regla. Si siempre salen tarde del trabajo, llegarán a casa cuando la otra persona ya haya cenado por su cuenta e incluso tal vez haya decidido irse a dormir. Si esta dinámica se convierte en su día a día, llegará un momento en el que quien siempre está solo en casa, se canse y aburra de esperarles sin sentido. Dos cosas podrán suceder: un reclamo en tono de pelea surgirá, o bien, se dará un alejamiento con toda la indiferencia del mundo.

  • Cuando trabajan hasta en fines de semana

    Cuando el trabajo se vuelve más demandante cada vez y de poco en poco les va siendo inminente ocupar hasta sus días de descanso para resolver pendientes laborales, la oportunidad de disfrutar los ratos de ocio juntos desaparece. Aquel que sí puede descansar los fines de semana, será el único que asista a las reuniones familiares o con amigos. Sólo uno de ustedes irá al club, a pasear al perro o al cine, y pronto, se volverá prácticamente en una persona soltera. Sentirse abandonado de esa manera sólo hará que el amor se diluya.

  • Cuando el trabajo genera malhumor y estrés

    Cuando alguien tiene problemas en la oficina o demasiada carga de trabajo, todo el tiempo estará hablando o quejándose de ello. Cuando el trabajo se vuelve el único tema de conversación entre ustedes, o alguno pasa todo el tiempo atendiendo llamadas o correos electrónicos de la oficina, la situación se vuelve incómoda y aburrida. Aunque pasen tiempo juntos, la relación no se enriquecerá en absoluto, y por el contrario, se volverá una carga para el que sirva de confidente.

  • Cuando no hay energía para el romance

    Cuando por fin se liberan y dejan de pensar en el trabajo, la energía que les queda es mínima. Ven tele y se quedan dormidos, platican y parecen zombies... y en la cama, nunca hay vitalidad para una sesión de sexo. ¿Crees que esto no acabará con la paciencia de tu pareja? Están juntos para compartirlo TODO, y si bien es cierto que ambos deben ser comprensivos y entender que el trabajo es importante, no pueden dejar de lado los cariñitos y los instintos más básicos.

  • Cuando la presión del trabajo afecta su salud

    Todo el estrés que genera el trabajo, tiene repercusiones físicas: el sistema endocrino se ve afectado, aumentan el estrés y la ansiedad, se incrementa el riesgo de sufrir enfermedades cardiovasculares (infartos, anginas de pecho, hipertensión), insomnios, trastornos urinarios... ¿Qué tal te suena esto? Si enfermas, tu pareja tendrá todo el derecho de decirte: "te lo dije". Una cosa es estar juntos en la salud y en la enfermedad, pero otra es tener que atender los achaques que la obsesión por el trabajo pueda provocar en alguno de ustedes sólo por la necedad de no querer liberarse un poco de él.

  • Lo que debe hacer el que sufre el abandono:

    Se debe decir lo que se siente, hacer evidente lo que afecta. "Estoy triste", "necesito que algo cambie", "necesito pasar tiempo de calidad contigo". Si no te haces escuchar, tu pareja podría ni enterarse de que hay un problema entre ustedes. No se vale que te calles lo que te molesta y un día, de buenas a primeras, simplemente te alejes y termines la relación.

  • Lo que debe hacer el trabajador compulsivo:

    Aunque no lo creas, la solución está en ti. Por muy demandante que sea tu trabajo, tú, tus compañeros y jefes, entienden que también tienes vida personal. La salud de tu relación de pareja puede ser el motor para el resto de tu vida, así que no la sacrifiques en nombre del trabajo. Debes encontrar tiempo para pasar tiempo de calidad con tu pareja. Escucha y sé sensible o a lo que la otra persona siente y no des por hecho que estará a tu lado siempre sin importar que la ignores.

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