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Laura Vanessa Muñoz

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Tres pasos para establecer políticas de comunicación en la era digital

Publicado: 19/11/2012 09:06

era digital

La era digital se caracteriza por el maremoto de información al cual nos enfrentamos todos los días y las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las comunicaciones y la información, ya que la comunicación contribuye en gran parte a mejorar el ambiente y el clima laboral.

Una de las principales debilidades que tienen actualmente las organizaciones, es la ausencia de políticas de comunicación que; por un lado, permita alinear el discurso de la empresa a sus objetivos de negocio y; por el otro, que establezcan los vínculos necesarios con sus audiencias claves para asegurar su viabilidad en un entorno cada vez más dinámico y complejo.

El beneficio de tener políticas de comunicación es que estas permiten a las organizaciones desarrollar mayores capacidades para el manejo de su reputación. De esta forma se logran sincronizar todos los canales de comunicación de la empresa, orientarlos y administrarlos en la dirección correcta.

Ahora veamos tres pasos para establecer políticas de comunicación en la era digital.
Paso Uno: Establecer objetivos estratégicos de comunicación, mapa de públicos o grupos de interés, desarrollo de mensajes claves y establecer quiénes serán los voceros de la empresa.
Por lo general cuando se trata de una pequeña o mediana empresa, el dueño es el vocero y en el caso de un corporativo los voceros son los directores de las diferentes áreas de negocio o los directores de cada país.

Paso Dos: Establecer la agenda de comunicación, para esto hay que crear un equipo multidisciplinario (mercadotecnia, relaciones públicas, asuntos públicos y medios digitales) y con poder de decisión, bajo la coordinación de un comité de comunicaciones.

En el caso de las pequeñas y medianas empresas, lo mejor es que contratar a un consultor de comunicación que sepa de relaciones públicas, mercadotecnia y medios digitales para que los apoye a establecer la agenda de comunicación de la empresa.

La agenda de comunicación de la empresa debe de contener lo que se quiere informar tanto al interior como exterior de la empresa, el mix de medios, mensajes, los voceros adecuados para atender las demandas de información y los lineamientos para el desarrollo de las acciones previstas.
Paso Tres: Practica y monitoreo, para sostener una adecuada política de comunicación hay que tener un continuo monitoreo del entorno, y aunque hay toneladas de información, hay que definir lo que se tiene que monitorear para identificar los asuntos asociados a la actividad de la empresa.

De esta forma, la organización es capaz de establecer su posición ante estos asuntos de manera proactiva y minimizar o capitalizar su impacto según sea el caso.

Todas las empresas se enfrentan a un escrutinio público desde los medios de comunicación, grupos de presión, el gobierno y sus instituciones, organizaciones no gubernamentales y la comunidad en los medios sociales. Muchos de estos escenarios de coyuntura son manejados de manera espontánea y en la mayoría de los casos los costos de los desaciertos terminan generando daños a la imagen de la empresa que no son cuantificables, pero cuyos efectos se evidencian en las barreras que se crean alrededor de la actividad de la organización.

Si tu empresa no tiene políticas de comunicación, aquí ya tienes tres pasos que son una guía para crearlas e implementarlas.

Una cosa más, recuerda que en la era de la comunicación la simplicidad es clave, las personas no tienen el tiempo para digerir información compleja, así que cualquier cosa que comuniques dentro y fuera de la empresa hazlo de forma simple, la simplicidad es la "reina de la fiesta" en la era digital.

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